I sommeren 2019 skal alle landets folkeskoler tage en ny digital samarbejdsplatform i brug.

Platformen har fået navnet Aula, og kommunernes it-fællesskab Kombit har offentliggjort navnene på de fire leverandører, som efter opfordring - en såkaldt prækvalifikation - har afleveret et tilbud.

Samarbejdsplatformen er andet led i Brugerportalsinitiativet, iværksat i 2014 af KL og den daværende regering, hvor første led var kommunernes egne indkøb af de digitale læringsplatforme, som alle skoler skal have taget i brug inden udgangen af 2017.

Kontrakt for maksimalt ti år

Den nye samarbejdsplatform skal fremtidssikre den funktion, SkoleIntra har i dag, fortæller projektleder Jakob Volmer, Kombit.

"Aula skal udfylde samme funktion, men på en fremtidssikret og vedligeholdelsesbar platform, som lever op til nutidige krav om brugervenlighed og datasikkerhed, og som er konkurrenceudsat", siger han og tilføjer:

"SkoleIntra har været der i 15 år, og den er vokset helt organisk. Nu har den en monopolposition, hvor det ikke er til at komme ind på markedet for en alternativ leverandør. Reglerne siger også, at en løsning af den størrelse, SkoleIntra har i dag, skal i udbud".

Derfor har kommunerne vurderet, at det er på tide at starte helt forfra, fortæller Jakob Volmer.

"Med Aula gentænker vi området både funktionelt, designmæssigt og teknisk. Hvis vi var så kloge for 15 år siden, som vi er i dag, hvordan ville vi så have lavet løsningen?", siger han.

Den nye løsning får kontrakt på fire år, og herefter er der tre gange mulighed for at forlænge kontrakten med to år. Efter maksimalt 10 år skal Aula i udbud igen.

Én indgang til det hele

Nogle af de funktioner, der i dag findes i SkoleIntra, kommer ikke til at være en del af Aula. Her fokuseres på kernefunktioner i forhold til kommunkation som kalender, beskeder og lektier. Til gengæld kan andre løsninger let integreres i den nye platform.

"Lad os for eksempel tage et system til bookning af øvelokaler eller til elektronisk styring af opvarmning af gymnastiksalen. Det hører ikke til i løsningen. Har man som skole brug for et sådant system kan det til gengæld let integreres som en såkaldt 'widget', som kan tilgås via Aula", siger Jakob Volmer.

Ifølge projektlederen skal man se Aula som et kommunikationsredskab og en browser, hvorigennem man kan åbne andre programmer - for eksempel til bookning af øvelokaler.

"Og så sørger Aula for, at man er logget ind alle steder, når man er logget ind der i stedet for, at man som i dag skal logge ind alle mulige forskellige steder", siger han.

Jo flere elementer, man sætter sammen i et system, jo større er risikoen vel også for, at noget går galt og at det bliver sværere at finde fejlene?

"Det er selvfølgelig en bekymring. Men problemet havde været større, hvis Aula skulle tage data fra widgets - herunder læringsplatformen - og arbejde med den. Så ville jeg være meget bekymret. Men Aula er bare en ramme med nogle vinduer, som de andre løsninger - herunder læringsplatformen - kan blive præsenteret igennem", siger Jakob Volmer.

Datasikkerhed i fokus

Når Aula skal håndtere så mange løsninger og log-ins stilles der store krav til datasikkerheden, som også er sat yderligere i fokus med en ny dataforordning fra EU.

For at kunne sikre den i den nye løsning har Kombit ad to omgange måtte udskyde implementeringen af platformen.

I første omgang fra 2017 til 2018 - og sidste sommer så fra 2018 til sommeren 2019.

Skoleintras afløser udskudt for anden gang 

"Der var lagt en meget stram tidsplan fra politisk side fra start. Da vi så satte os ned og regnede på tingene, kunne vi ret hurtigt se, at det ikke var muligt at komme ud med en tilfredsstillende løsning på den dato", siger Jakob Volmer og tilføjer:

"En del af årsagen til forsinkelsen skal findes i, at man ikke var helt skarp på, hvilke krav man ville stille, og hvordan den ny dataforordning ville spille ind. Der kunne man vælge at gå i udbud tidligere og så stå med problemet senere".

2019-deadlinen holder Kombit fast i. Og projektets natur gør bagkanten meget skarp.

"Hvis vi udsætter med to måneder betyder det i virkeligheden et år, fordi skolerne skal tage systemet i brug ved skoleårets start", siger Jakob Volmer.

Derfor har Kombit understreget over for potentielle leverandører, at platformen skal leveres i etaper med kernefunktioner først og 'nice to have' løbende, når skoleåret er gået i gang.

"Vi har bedt dem om fire del-leverancer med udspecificering af, hvad der bliver leveret i hver af dem. Og hver del skal leveres fuldt funktionsdygtig, så man som skolelærer allerede fra første leverance kan bruge alle funktioner, der bliver tilgængelige", siger projektlederen.

Der bliver ikke noget overlap, hvor man skal bruge det gamle SkoleIntra til nogle funktioner og den nye platform til andre. Når løsningen bliver taget i brug, vil man opleve, at den løbende bliver videreudviklet.

"Men vi er sikre på, at alt det vigtigste er klar til sommerferien 2019, og så er det videreudvikling derfra. Det er ret specielt for et projekt af denne størrelsesorden, at prioriteterne bliver meldt så åbent ud, så det er en helt anden dialog, vi kan have med leverandørerne og skolerne", siger Jakob Volmer og tilføjer:

"Det er klart, at de gerne vil have det hele med fra start, men de kan også godt se, at noget er vigtigere end andet. Vigtigst er det, at vi, skoler og leverandører arbejder efter samme mål".

Et bagtæppe af problematiske offentlige it-satsninger

Aula er andet led af Brugerportalsinitiativet, som samlet set er blandt de største offentlige it-satsninger i Danmarkshistorien.

Jakob Volmer er med på, at de ikke alle sammen er gået lige glat. For eksempel står Kombit også bag det Fælles Bibliotekssystem, der stadig giver udfordringer på skolebiblioteker på landets folkeskoler.

"Selvfølgelig forstår vi skepsissen. Og vi tager selvfølgelig vores forholdsregler, så vi kan undgå noget tilsvarende. For eksempel ved at skrue ned for kravspecifikationerne og i øvrigt have masser af brugerinddragelse. Med Aula vil vi have massivt fokus på implementeringsopgaven og sørge for, at skolerne tidligt kan gå i gang med at forberede sig", siger Jakob Volmer.

Han hæfter sig også ved, at Aula er et stort men ikke kompliceret projekt.

"Aula-systemet skal kun levere kendt funktionalitet. Kalender, infotavle osv. Det er i høj grad noget med at kigge på, hvordan basisfunktioner kan gøres så praktisk anvendelige som overhovedet muligt. Det er i virkeligheden et optimeringsprojekt", siger han.